Montag, 16. April 2012

Wie viele E-Mails benötigt man für eine Kulimine?

Emails sind inzwischen nahezu zum Kommunikationsmedium No 1 im Unternehmen aufgestiegen. Mehr als 50 Mails pro Tag im Posteingang sind keine Seltenheit mehr, eher die Regel. Viele davon kommen aus dem Kollegenkreis. Interessanterweise ist die Anzahl der E-Mails bei Führungskräften häufig höher als bei operativen Mitarbeitern. Warum ist das so?

Nehmen Sie nur mal an, Sie haben einen edlen Kugelschreiber geschenkt bekommen, mit dem das Schreiben echt Spaß macht. Durch Ihre Schreibfreude benötigen Sie nun eine Nicht-Standard-Kugelschreibermine. Wert: 60 Cent. Was "kostet" es Sie wohl, diese zu beschaffen?
  • An Zeit?
  • Wie viele E-Mails benötigen Sie zur Genehmigung?
  • Wie viele Rückfragetelefonate?
  • Wie viele Formulare müssen Sie ausfüllen?
  • Wie viel Zeit müssen andere dafür aufwenden?
Der Genehmigungs- und Beschaffungsprozess wird schnell einen dreistelligen Betrag annehmen! Was ist folglich zu tun? 
Wenn Sie rigoros Standards im Unternehmen umsetzen, werden Sie künftig wohl oder übel einen 20-Cent-Werbekugelschreiber mit Aufdruck benutzen müssen.
Vorteil: einfache Prozesse, geringe Kosten
Nachteil: Auch wenn ihr Edel-Kuli an sich keine kriegsentscheidende Sache ist: er ist ein Motivationsfaktor für Sie und Ihre Arbeit macht ein wenig mehr Freude.

Meine Tipps:
  1. Lassen Sie Freiraum für motivierenden Individualismus. Kaufen Sie sich nebenbei eine neue Kulimine (es ist ja schließlich Ihr privates Schreibgerät), und lassen Sie sich die 60 Cent aus einer Kleinausgabenkasse ersetzen, wenn Sie es für wichtig erachten.
  2. Bestehen Sie auf Standards. Sie sind unerläßlich, um Prozesse schlank und Kosten niedrig zu halten.
  3. Erhöhen Sie kontrolliert den Freiraum für Eigenverantwortung, um die E-Mail-Flut an Entscheider und Führungskräfte zu reduzieren.
Freuen Sie sich auch künftig an Ihrem Edel-Kuli und erfreuen Sie Ihre Führungskraft mit einigen Mails weniger im Posteingang! Eine frohe Woche!

Keine Kommentare:

Kommentar veröffentlichen