Mittwoch, 27. November 2013

So werden Meetings erfolgreich

Was empfinden Sie, wenn Ihre Führungskraft sagt "... dazu sollten wir einen separaten Termin planen"? Nicht wenigen wird ein innerlicher Seufzer abgehen, nach dem Motto "Nicht schon wieder eine langwierige Besprechung ohne Ergebnis...".
Besprechung, Meeting, Termin, Abstimmung, Jour Fixe - das Grauen hat viele Namen und Gesichter.
Doch Sie sollten das Kind nicht mit dem Bade ausschütten.

Eine "Besprechung" hat durchaus ihre Berechtigung:
  • Sie trägt dem Informationsbedarf der Mitarbeiter Rechnung
  • Aufgaben können koordiniert werden
  • Probleme werden angesprochen und das weitere Vorgehen diskutiert
Damit Besprechungen erfolgreich sind, müssen jedoch folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
  • Einer muss sie thematisch und zeitlich leiten. Das kann hier die Führungskraft sein.
  • Sie darf nicht zu lange dauern. Eine Stunde ist Schmerzgrenze, besser max. 30 Minuten
  • Es muss eine Agenda im Vorfeld erstellt sein
  • Zusätzliche Themen kommen nur nach Rücksprache mit dem Leiter darauf und werden nicht adhoc angesprochen
  • Alle Teilnehmer müssen einen Nutzen aus der Teilnahme ziehen. Sonst brauchen Sie nicht teilzunehmen.
  • Der Fokus muss klar sein: Was dient nur zur Information und wird nicht weiter diskutiert? Was wird (zeitlich begrenzt) diskutiert?
  • Den Abschluss bildet immer ein Ergebnisprotokoll für alle, die nicht da waren. Kurze Darstellung von Informationen, Ergebnissen, Aufgaben: Wer macht was bis wann?
  • Tipp: Besprechungen im Stehen abgehalten, ziehen sich nicht so sehr in die Länge und erscheinen straffer und kompakter!
Wenn Sie diese Punkte beherzigen, werden Ihre Besprechungen erfolgreich und nützlich. Alles andere sind keine Besprechungen. Darüber sprechen wir nächste Woche...

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