Dienstag, 4. Februar 2014

Besprechung ist, wenn alle eingeladen sind und keiner kommt

Die Outlook-Terminplanung ist doch etwas Herrliches, oder? Nicht nur um seine eigenen Termine zu verwalten, sondern auch um anderen Termine zu verpassen. Damit sind die Empfänger mehr oder weniger im Zugzwang. Sie sind ja eingeladen. Wer nicht kommt, ist selbst schuld, wenn er wichtige Informationen verpasst.

Damit machen wir es uns meiner Ansicht nach etwas zu einfach. Sicher ist diese Variante in großen Firmen nötig, um bei der Terminfindung Zeit zu sparen. Andererseits erhalten Entscheider einfach zu viele E-Mails. Um sich selbst zu schützen oder weil sie keine andere Möglichkeit sehen, bleiben einfach viele E-Mails und damit auch die Termineinladungen unbearbeitet und unbeantwortet.

Einfach ist dieses Dilemma sicher nicht zu lösen, aber versuchen Sie es mit folgenden Anregungen.

In der Rolle als "Kunde":
  • Wenn es um wichtige Termine geht, rufen Sie vor der Terminversendung die Empfänger (bzw. deren Assistenten) an und erläutern die Wichtigkeit.
  • Sparen Sie an E-Mails an Entscheider, wo es nur geht! Je weniger E-Mails diese bekommen, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige gelesen werden.
In der Rolle als Entscheider:
  • Delegieren Sie wo es nur geht. Schicken Sie Ihre qualifizierten Mitarbeiter in Entscheidungssitzungen. Sprechen Sie sich vorher und hinterher ab, sofern nötig.
  • Sorgen Sie für einen zeitnah leeren Posteingang. Das kann auch Ihr(e) Assistent(in) tun.
  • Lehnen Sie unwichtige Sitzungen aktiv ab. Stehen Sie zu Ihrem Nein. Lassen Sie den Termin nicht einfach so verstreichen.
Viel Erfolg bei "Besprechung lean" :-)

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